Une vision? Pour quoi faire?

Vision

En début d’année, le gestionnaire a comme défi d’établir ses objectifs annuels. Il y a bien sûr les activités régulières qui prennent un certain temps à réaliser. Il voudra évaluer de quelle manière il serait possible d’améliorer ses statistiques annuelles en fonction des ressources et des budgets attribués.

Il est probable que le fruit de sa réflexion l’amène à constater qu’il y a peu de marge de manœuvre pour réaliser de nouveaux projets. Le domaine de la gestion de l’information ne fait pas exception, c’est pourquoi je crois sincèrement qu’il devient utopique de faire plus avec moins, sans avoir une vision claire de développement.

C’est quoi au juste une vision? Pour moi, c’est un idéal à atteindre. Certains visent le bureau sans papier, d’autres voudraient gagner un prix prestigieux, il y autant d’exemples que de visionnaires. Le jour où j’ai eu un poste de gestionnaire, je me suis fait la promesse d’amener mon équipe vers un idéal. « Nous serons les leaders en gestion intégrée des documents » ai-je lancé lors de ma première rencontre d’employés. Il y a eu, bien sûr, quelques regards perplexes, mais j’ai tout de même senti une adhésion, un goût d’aller de l’avant.

J’ai même eu l’audace de nous donner un délai, dans trois ans, nous serions cités en exemple. Je parlais dans un article précédent de l’importance de la collaboration dans le domaine de la gestion de l’information. Cette collaboration est possible si tous les intervenants travaillent dans le même sens. Je constate trop souvent l’absence de cette vision dans nos organismes publics, il est temps maintenant de passer à l’action et ce, de manière concertée.

Évidemment, ce n’est pas tout de le dire, il faut agir. Pour atteindre cette vision j’ai imaginé un casse-tête constitué de pièces maitresses. Encadrée par une planification et un suivi de projet rigoureux, ce sont les quatre pièces suivantes qui, pendant trois ans, ont constitué mes axes de développement:

1- Une équipe de choix

Constituer une équipe qui saurait répondre aux besoins d’une organisation complexe était mon premier défi. J’ai imaginé quelles seraient les composantes de cette équipe et petit à petit, j’ai choisi chaque personne en ayant en tête la complémentarité des compétences.

2- Une vision partagée

J’ai créé des groupes de travail qui avaient pour mandat d’évaluer les processus et les outils en place, d’identifier les irritants, de proposer et de mettre en œuvre des mesures d’amélioration réalistes. Ces travaux ont permis aux membres de l’équipe de s’approprier la vision, d’en faire une vision commune.

3- Des outils documentaires simples

Les processus de gestion documentaire sont parfois rigides, je voulais du changement. J’ai suggéré de faire les choses autrement si c’est plus efficace, de viser une grande utilisation des outils plutôt que des outils parfaits qui sont peu utilisés. Mais il ne fallait jamais céder à la facilité au détriment de la qualité.

4- Un réseau de communication efficace

Les multiples travaux mis de l’avant avaient des points d’interaction les uns avec les autres. Différents moyens ont été mis en place afin de favoriser un partage de l’information harmonieux et de réduire les impacts négatifs.

En conclusion Tout au long des années, les pièces se sont emboîtées pour devenir réalité. Est-ce que nous avons atteint notre vision? Tout n’était pas parfait, mais oui, nous étions devenus la référence dans la mise en œuvre d’une gestion intégrée des documents. Avec en prime, une équipe hors du commun, prête à relever de nouveaux défis.

Et vous, quel est votre idéal? Croyez-vous qu’il soit nécessaire de travailler en fonction d’une vision pour être efficace? J’aimerais connaître votre vision de l’avenir dans le domaine de la gestion de l’information.

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5 réponses à “Une vision? Pour quoi faire?

  1. Ping : La nécessité d'une vision | Publiez vos rêves numériquesPubliez vos rêves numériques·

  2. Dans ce type de métier, j’ai appris qu’il fallait avoir la tête dans les nuages et les pieds dans la gadoue : une vision qui donne la direction et l’entraînement pour tous, en même temps que se mettre à la place de l’utilisateur (qui produit) pour que les outils leur permettent au quotidien un geste facile et respectueux de règles forcément contraignantes.
    Le métier c’est aussi de louvoyer vers la vision en utilisant les courants porteurs des périodes successives.

  3. La vision donne un sens au travail. Comme l’a si bien écrit Laurence J. Peter : « Si vous ne savez pas où vous allez, vous finirez probablement quelque part ailleurs ».

  4. Oui, il faut des collaborations et une vision générale. Mais je pense surtout que l’avenir de la gestion de documents, c’est tout autant le traitement en amont que la valorisation possible en aval. Le documentaliste/archiviste dans sa tour d’ivoire n’est plus la réalité d’aujourd’hui. Enfin, la vision, c’est offrir aussi des profils différents au sein d’un même service, car c’est la diversité qui amène l’innovation. 😉

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