Vers une plus grande collaboration en gestion de l’information

Je me surprends souvent à rêver que je fais partie d’une équipe de pointe dont le mandat serait de proposer des solutions innovantes en matière de gestion de l’information.  Ce groupe aurait carte blanche et serait formé de différents spécialistes du domaine de l’information.

Dans un premier temps, mon équipe serait composée de différents professionnels dont un architecte d’entreprise, un gestionnaire de documents, un spécialiste en organisation du travail, ainsi qu’un analyste d’affaires.  Seraient invités à se joindre au groupe des gens qui prennent part quotidiennement à la réalisation des activités organisationnelles.

Leur premier défi serait d’identifier les processus clés qui permettent à l’organisation de réaliser sa mission.  À l’aide du personnel du domaine, ces processus seraient décortiqués, questionnés, mesurés de bout en bout sous l’angle de l’information.  Les objectifs d’un tel examen seraient, entre autres, de réduire la manipulation de données et de documents, d’assurer la qualité des données, de protéger l’information confidentielle et de faciliter l’accès aux données ouvertes.

Une grille d’analyse serait constituée de telle sorte que rien ne pourrait lui échapper :

  • Comment et par qui est recueillie l’information?
  • Est-ce que toute l’information est vraiment requise?
  • Peut-elle être réutilisée pour un autre besoin?
  • À quel endroit est-elle conservée et pour combien de temps?
  • Est-elle confidentielle? Qui a besoin de consulter ces informations ?
  • Quels sont les documents créés, modifiés ou reçus tout au long du processus?  Sur quel support ?
  • Comment circulent les documents?
  • Dans quels cas la signature est-elle vraiment indispensable ?

Chaque activité reliée au processus serait évaluée en fonction de différents axes tels la sécurité de l’information, la simplification du traitement de l’information, la cohérence avec les autres processus, la normalisation des données et l’identification des risques.  La perspective de chacun des participants assurerait une vision sous différents angles et amènerait un dynamisme et un partage de points de vue très enrichissants.

À mon avis, les bénéfices associés à une telle opération seraient bien réels.  Le fait d’associer différents spécialistes du domaine de l’information à la révision d’un processus, offre l’opportunité d’établir une vision commune du modèle d’affaires.   Quoi de mieux qu’une telle opération pour enrichir un certain nombre d’outils comme le calendrier de conservation, le fichier des renseignements personnels, le registre des métadonnées et même les indicateurs de gestion?

Plus que jamais, les organisations ont besoin de gens spécialisés en gestion de l’information.  La multiplication des moyens de création et de diffusion de documents et de données ajoute à la nécessité de catégorisation et d’organisation de ceux-ci.  Il n’est plus question de travailler en solitaire, formons équipe.

Que diriez-vous de faire équipe avec moi?

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11 réponses à “Vers une plus grande collaboration en gestion de l’information

  1. Ping : La nécessité d'une vision | Publiez vos rêves numériquesPubliez vos rêves numériques·

  2. Ping : Une vision? Pour quoi faire? | L'information, au coeur de nos actions·

  3. je partage aussi ce reve. il serait adequat que d’autres specialistes en sciences humaines aussi participent a l’elaboration d’un systeme de gestion des documents. l’interdisciplinarite est a la mode. autant en profiter pour enrichir le domaine de la gestion des documents.

  4. Il manque aussi un spécialiste de la gestion du changement et des accompagnateurs pour la transmission des savoirs et des savoir-faire car les utilisateurs des documents sont au coeur d’un système efficace de gestion de l’information. Il est impératif de compléter les compétences métier de ces der-niers avec celles qu’ils doivent aussi posséder pour la gestion de leurs documents. Car dans les entreprises, tous sont gestionnaires de documents.
    Il faut passer du rêve à l’action.

  5. D’accord! Trop souvent nous avons des discussions sur des concepts et des mots dont la signification, selon notre culture et nos expériences, est différente.

  6. C’est l’idée que nous mettons en place dans mon milieu. Je suis d’avis qu’une saine gestion de l’information passe obligatoirement par l’optimisation des processus d’affaires. Selon moi, c’est la seule facon que la gestion de l’information contribue à augmenter l’efficacité et la performance organisationnelle. Cependant, j’ajouterais un membre clé à votre équipe de rêve : un spécialiste en gestion du changement. Cela atténuera l’impact de la révision des processus d’affaires pour les employés touchés. Il ne faut pas oublier qu’il est primordial d’obtenir l’engagement des usagers (et de la haute direction) pour qu’un tel projet soit un succès. C’est difficile à réaliser, mais c’est un défi hyper stimulant!

    • Effectivement ce serait approprié d’inclure un spécialiste de gestion du changement. Une collègue me rappelait également l’importance du rôle d’un responsable de l’accès à l’information et de la protection des
      renseignements à caractère nominatif pour le réseau public.

      • C’est vrai ! Cela permettra de considérer toutes les facettes liées à la gestion de l’information. Certains rôles pourraient être ad-hoc plutôt que permanent afin de libérer des ressources déjà très occupées. Ces rôles seraient des experts-conseils qu’on va chercher lorsqu’on a besoin d’aide, de façon ponctuelle.

  7. Je partage votre rêve de faire partie d’une équipe de pointe dont le mandat serait de proposer des solutions innovantes en matière de gestion de l’information, mais je pense qu’en amont de ce travail d’équipe, un important travail théorique devrait être réalisé afin que tous les spécialistes réunis puissent s’entendre sur les concepts et les mots qui les désignent (donnée, information, connaissance, savoir, document,…).

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