La communication : allié naturel de la gestion de l’information

Lorsque Félix et moi avons eu l’idée de ce site, l’idée de lier la « gestion de l’information » aux « communications » nous est venue naturellement. Non pas dans le sens des « technologies de l’information et des communications » mais plutôt dans celui de communication interne. En effet, ces deux activités sont intimement liées. Comment?

D’abord et avant tout par un objectif commun, celui de la performance, que ce soit du côté de la rentabilité, de la productivité ou de la satisfaction de la clientèle, par exemple. La diffusion, le partage et l’exploitation de l’information sont des activités cohérentes, qui rendent possible la collaboration entre les membres d’une équipe, ou plus largement à l’intérieur d’une organisation. Cette circulation de l’information permet aux bonnes personnes de prendre les bonnes décisions, au bon moment.

Cette filiation m’est sautée aux yeux quand j’ai commencé à travailler dans le milieu du génie conseil et de la gestion de projet. En gestion de projet, la gestion des documents et de l’information est intégrée dans un domaine précis, qu’on appelle « gestion des communications ».

Dans le PMBOK, qui est le corpus de connaissances du Project management Institute (PMI), la gestion de projet est divisée en domaines de connaissances : la gestion du contenu, la gestion des délais, des coûts, de la qualité, des risques, des ressources humaines, de l’approvisionnement et aussi, la gestion des communications. Cette vision, même si elle déstabilise à prime abord pour quelqu’un formé en sciences sociales et en histoire, est très rafraîchissante et permet d’aborder les enjeux sous un angle fort différent.

Reste que cette association est très efficace en début de projet pour déterminer les besoins d’information des parties prenantes du projet : qui aura besoin de quelles informations, à quel moment, comment elles seront transmises et par qui.

Ces exigences permettent de définir le type et le format de l’information, ainsi que sa valeur dans le cadre du projet. Ces données permettent ensuite d’identifier les moyens (ou les médias) de communications qui seront privilégiés. Ça peut aller du courriel, aux réunions d’équipes, atelier de travail ou encore par la mise en ligne d’un site intranet ou le déploiement de technologies ou de systèmes d’information approprié. Avec les restrictions d’accès qui s’impose selon le degré de confidentialité de l’information. Ce qui compte avant tout, c’est la transmission de l’information.

 Avec l’essor des réseaux sociaux d’entreprises et des outils collaboratifs, les technologies de l’information facilitent l’accès à l’information et accélèrent sa circulation. Il devient alors très important de choisir celles qui conviennent le plus au type de projet dans lequel nous travaillons. S’il est vrai que les technologies permettent ces échanges d’informations, la gestion de cette information est avant tout une question de stratégies et de tactiques, consignées dans un plan de communication, et qu’on ne peut séparer des activités de communication interne.

Il est alors plus facile de rendre accessible et de diffuser la bonne information aux bonnes personnes, tout en donnant une vue d’ensemble des moyens utilisés et des liens entre les intervenants et l’information qu’ils produisent ou entre les patrons et leurs employés.

***

Tout ça pour dire que l’ouverture à d’autres domaines ou disciplines que celle qu’on nous a enseignée est très stimulante et nous permet d’évoluer, sans nécessairement rester emprisonner dans un cadre précis.  Qu’en pensez-vous? Avez-vous d’autres exemples de cette ouverture?

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