Et si les archivistes étaient des écologistes de l’information?

Dans le cours Gestion stratégique de l’information que j’ai enseigné à l’Université de Montréal l’hiver dernier, nous utilisons l’ouvrage de Thomas H. Davenport, Information Ecology : Mastering the Information and Knowledge Environment. Bien que le concept d’écologie informationnelle ne soit pas nouveau, et que le livre date de 15 ans déjà, il s’agit pour moi d’un ouvrage fondateur en gestion de l’information.

Dans la perspective de Davenport, les spécialistes de la gestion de l’information et les connaissances pourraient s’inspirer de la métaphore de l’écologie et se voir eux-mêmes comme des écologistes de l’information.

Le modèle de Davenport ressemble à ceci :

L’écologie informationnelle (ou écologie de l’information) tient compte d’un ensemble d’enjeux qui affectent la manière dont est utilisée l’information dans les organisations. Elle reconnait, dans un environnement externe donné, l’interaction entre différents éléments que l’on retrouve dans les environnements organisationnel et informationnel, dont la culture et les comportements informationnels (liés à la culture organisationnelle), la gouvernance de l’information et les fonctions-clés associées à la gestion de l’information, la stratégie, l’architecture et les processus.

En fait, le but de ce texte n’est pas n’aborder ce modèle, mais de vous parler d’une idée qui m’est venue en préparant mes cours et en particulier lorsque l’Association des Archivistes du Québec (AAQ) m’a invité à donner une formation sur le thème de la gestion stratégique de l’information.

En effet, lors de la préparation de ma présentation, j’ai pensé pousser plus loin la métaphore en imaginant la gestion de l’information comme la gestion des ressources naturelles et des matières résiduelles.

J’ai présenté trois visions de la gestion de l’information :

  1. La conservation;
  2. L’exploitation des ressources et la gestion des déchets;
  3. Le modèle des 3RV.

La conservation

Dans la perspective de la conservation, on voit les ressources naturelles comme des richesses en soi que l’on ne doit absolument pas détruire. Il s’agit en effet d’un patrimoine; d’un héritage à léguer aux générations futures. On doit donc tout mettre en œuvre pour les protéger : du feu, du pillage, des inondations, etc. En même temps, on veut y donner accès aux citoyens dans la mesure où ils s’engagent à respecter certaines précautions.

En gestion de l’information, il s’agit, bien sûr, de la gestion des archives historiques.

L’exploitation et la gestion des déchets

Dans cette perspective, au contraire, les ressources doivent être exploitées sans gêne et leurs résidus n’ont aucune valeur : ce sont des déchets dont la plupart peuvent être détruits ou enfouis.

Malgré cet empressement à se défaire des résidus inutiles, certains déchets sont dangereux et ne doivent pas être disposés librement. Ils nécessitent une attention particulière. Certains de ces déchets devront être conservés en permanence et, si on ne les enferme pas de manière sécuritaire, on met l’environnement en péril! D’autres, moins dangereux, devront être mis en quarantaine pour quelques années avant de pouvoir être détruits de manière sécuritaire.

En gestion de l’information, c’est le modèle de gestion du cycle de vie des documents administratifs. Si on perd certains documents essentiels (ou déchets dangereux), on met effectivement l’organisation en péril.

Le modèle des 3RV

Dans cette perspective dite écologique, certains résidus ont pourtant une valeur qui peut se traduire par quatre actions : réduire, réutiliser, recycler et valoriser.

Réduire

Dans la perspective de la gestion des matières résiduelles, réduire consiste à mettre en place des actions pour éviter le gaspillage de ressources : la consommation inutile de biens de mauvaise qualité, le suremballage, etc. Il s’agit donc de réduire le déchet à sa source, donc de l’empêcher de devenir un déchet.

En gestion de l’information, on pourrait voir cette action comme une manière de réduire la masse documentaire à sa source. Ce que nous voulons éviter, c’est qu’une trop grande quantité de documents de mauvaise qualité soient produits. Nous voulons aussi éviter que des documents soient créés inutilement.

Comment? S’inspirant de ce modèle, ne serait-il pas possible de travailler avec nos parties prenantes à l’étape de la création du document, en les sensibilisant à l’importance de bien construire, présenter et organiser les documents qu’elles produisent? Pourrait-on les conscientiser à l’importance de voir si elles ont réellement besoin de créer un nouveau document qui existe peut-être déjà ailleurs?

Peut-être que certains d’entre vous ont déjà créé des modèles de documents électroniques qui facilitent l’insertion de métadonnées et le nommage des documents, de manière à ce qu’ils soient faciles à repérer par la suite, par exemple.

Réutiliser

Utiliser les papiers imprimés d’un seul côté en guise de papier brouillon. Laver un pot de sauce à spaghetti vide et y placer le restant de soupe d’hier. Réutiliser les sacs d’épicerie en sacs de poubelles. Voilà quelques exemples de réutilisation dans le monde de la consommation selon une perspective écologique.

En gestion de l’information, réutiliser c’est d’abord faire en sorte que le savoir soit documenté de manière à ce qu’il puisse être employé par une autre personne, ou encore la même personne, dans un avenir plus ou moins rapproché.

Dans ce cas-ci, on présume que l’information contenue dans le document a une valeur stratégique, c’est-à-dire que celui-ci permet à l’organisation de tirer un avantage. Lorsqu’il coûte plus cher à conserver qu’à détruire, le document perd alors sa valeur stratégique. Absolument.

Certains « résidus » perdent leur valeur avec le temps, tel un rouleau de papier de toilette vide, qui avait peut-être une valeur stratégique pour la petite bricoleuse de 5 ans, mais qui n’en aura plus aucune pour l’adolescente de 13 ans. C’est la même chose avec l’information. Le document n’a de valeur que lorsqu’il a un réel potentiel d’être utilisé.

Il est sans doute possible de faire en sorte que le savoir qui se trouve dans la tête des individus puisse être consigné et rendu accessible pour les personnes susceptibles de pouvoir l’utiliser. On se place dans un mode « gestion de connaissances » (aussi appelé knowledge management).

Recycler

Osons aller plus loin que la réduction et la réutilisation. Recycler, vous le savez sans doute, c’est utiliser une matière résiduelle brute pour la transformer en un nouveau produit. Par exemple, une canette de boisson gazeuse vide servira à la construction d’un avion ou un pot de margarine sera moulé dans un banc de parc.

En gestion de l’information, je pense à la conception de produits d’information à partir de documents qui seraient difficilement utilisables efficacement tels quels. Imaginez qu’une équipe ait « documenté » son projet sur une tonne de feuilles de papiers ou de fichiers numériques. Certes, le savoir est là, mais il est difficile à utiliser parce qu’il est trop volumineux et peut-être peu approprié pour un usage futur.

Voici le moment où l’archiviste, devenu écologiste de l’information, entre en jeu : il transformera cette masse documentaire en un nouveau produit allégé et modulé (adapté) pour les besoins de ses utilisateurs potentiels. Bien sûr, il ne le fera pas seul, mais il sera la personne qui saura prévoir l’usage de ce produit pour la période qu’il est réaliste de croire qu’il ait une valeur stratégique. C’est lui qui mettra une « date d’expiration » sur le produit, qui saura le réajuster au fil du temps de sorte qu’il soit toujours d’une qualité optimale. Il saura faire bon usage de toutes les technologies qui sont à sa portée.

Valoriser

Qu’est-ce que la valorisation?  C’est prendre une matière résiduelle, le plus souvent organique, pour en faire une source d’énergie. Un résidu de table sera composté et servira à engraisser le potager, par exemple. On peut aussi produire de l’énergie, par exemple du gaz, à partir de la biomasse. Dans ce cas-ci, ce n’est pas la matière elle-même qui sera utilisée, mais ce qui s’en dégagera lorsqu’elle ne sera plus utilisable.

Dans le monde de l’information, peut-on transformer des documents qui ne semblent pas avoir de valeur stratégique à nos yeux en source d’énergie?  Pourquoi pas!  Ce qui n’a aucune valeur stratégique pour une organisation en aura peut-être pour une autre!

En effet, la documentation d’un projet de recherche et de développement qui a été abandonné en cours de route n’est peut-être plus d’aucune utilité dans notre organisation, mais il est tout à fait possible qu’elle fasse saliver un concurrent qui n’attend que ce « concentré de savoir » pour lancer un produit dont il a l’expertise! Pourquoi ne pas alors transformer ce savoir latent en source de revenu supplémentaire?  Cela se fait dans certaines industries, soyez en assurés!

Ainsi, n’est-ce pas de cette façon qu’il faut voir le rôle de l’archiviste au 21e siècle? L’archiviste est le conservateur de la valeur stratégique de l’information qui est (surtout) créée par l’organisation. C’est celui qui sait distinguer le bon du mauvais, le vrai et le « faux » déchet, celui qui doit être protégé ou non… N’est-ce pas le moment de voir les choses dans une perspective d’écologie informationnelle?

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